Sifat Dasar Komunikasi

Agar sebuah organisasi dapat menjalankan fungsinya, setiap individu dan kelompok harus teliti  dalam mengkordinasikan upaya-upaya mereka di setiap kegiatan.  komunikasi adalah kunci untuk mengkoordinasikan setiap kegiatan. Tanpa itu, orang tidak akan tahu apa yang harus ia lakukan, dan organisasi tidak akan dapat beroperasi secara efektif – jika hal itu semua tidak ada.

Proses Komunikasi dan Perannya Dalam Organisasi

Secara formal, kita mendefinisikan komunikasi sebagai proses dimana seseorang, kelompok, atau organisasi(Pengirim) mengirimkan beberapa jenis informasi (pesan) kepada orang lain, kelompok, atau organisasi (penerima).

PROSES KOMUNIKASI

Proses komunikasi terdiri dari langkah-langkah seperti di bawah ini. Ini dimulai ketika pengirim memiliki gagasan untuk di kirim ke penerima.

ü  Encoding. Proses komunikasi dimulai ketika salah satu pihak memiliki harapan gagasannyadapat disampaikan kepada pihak lain (salah satu pihak mungkin seorang individu, grup, atau seluruh organisasi). Sebagai pengirim hal ini merupakan misi untuk mengubah ide menjadi bentuk yang dapat dikirim dan dipahami oleh penerima. Inilah yang terjadi dalam proses encoding – menerjemahkan ide ke dalam bentuk, baikbahasa tertulis atau lisan, yang dapat diterima oleh receiver.

ü  Transmission via communication channels. Setelah pesan di encoding, lalu ditransmisikan melalui satu atau lebih saluran komunikasi untuk disampaikan ke penerima pesan yang dituju. Ada banyak jalur informasi yang berbeda-beda, termasuk saluran telepon, radio dan televisi sinyal, kabel serat optik, rute mail, bahkan gelombang udara yang membawa suara kita. Berkat teknologi modern, orang dapat memilih berbagai macam saluran komunikasi untuk mengirim informasi baik secara visual maupun lisan. Apapun saluran yang digunakan, komunikator tetap memilikitujuan yang sama: untuk mengirim pesan yang di encoding secara akurat ke penerima pesan yang diinginkan.

ü  Decoding. Setelah pesan diterima, penerima memulai proses decoding – yaitu, mengkonversi pesan kembali ke bentuk semula yang disampaikan si pengirim. Hal ini dapat melibatkan berbagai proses, seperti pemahaman kata-kata lisan dan tulisan atau penafsiran ekspresi wajah.Sejauh mana pesan si pengirim telah secara akurat direkonstruksi oleh penerima, sehingga ide-ide yang dipahami akan menjadi maksud dari pesan tersebut.

ü  feedback. Setelah pesan telah diterjemahkan, proses komunikasi dapat terus berlangsung jika penerima merespon pesan si pengirim.

Dengan kata lain, orang tersebut menerima pesan dan berubah menjadi pengirim pesan baru. Kemudian pesan baru di encoding dan di transmisikan melalui saluran komunikasi ke penerima yang dimaksud.Ini bagian dari proses komunikasi dikenal sebagai umpan balik – menyediakan informasitentangdampak dari pesan pada penerima. Menerima umpan memungkinkan pengirim untuk menentukan apakah pesan mereka telah dengan benar dipahami. Tentu saja, setelah diterima, umpan balik dapat memicu ide laindari si pengirim, memulai lagi siklus komunikasi dan memicu satu lagi putaran umpan balik.

ü  Noise. Meskipun hal ini sangatlah jelas dan mudah, tidak mengherankan bahwa tidak jarang proses komunikasi berjalankurang sempurna dan memiliki loop umpan balik yang tidak jelas. Seperti yang akan kita lihat, ada banyak potensi hambatan komunikasi yang efektif. Noise disini mengacu pada faktor-faktor yang mendistorsi kejelasan pesan yang disandikan, ditransmisikan, dan diterjemahkan dalam proses komunikasi. Apakah noise hasil dari kata-kata tidak jelas, tidak diperhatikan pendengar, atau saluran telepon yang statis, alhasil komunikasi tidak efektiflah yang akan dihasilkan.

Komunikasi Secara Lisan dan Tertulis : Kekuatan Kata-kata

Komunikasi verbal melibatkan transmisi dan penerimaanide dalam bentuk kata-kata secara langsung. Nilai ini dapat dilakukan secara lisan, menggunakan bahasa lisan (misalnya, tatap muka pembicaraan, percakapan telepon) atau tertulis (misalnya,memo, surat, e-mail). Komunikasi secara tertulis sering menjadi pilihan untuk berkomunikasi ketika pesan disampaikan secara rutin dan impersonal. Sebuah pesan yang tidak rutin dapat lebih baik dikomunikasikan secara lisan.Sementara komunikasi secara tertulis memberikan keuntungan karena memberikan catatan permanen dari pesan, menghambat adanya umpan balik secara langsung karena kedua pihak tidak melakukan kontak langsung. Kemajuan zamandalam teknologi elektronik, seperti komputer yang dapat mengenali suara manusia, mungkin menawarkan metode komunikasi baru yang terbaik dari kedua dunia. Meskipun ada perbedaan, kedua bentuk komunikasi memiliki berbagi fitur kunci: Mereka
semua melibatkan penggunaan kata-kata.

Sebuah Kesatuan Media verbal. Sebuah Organisasi bergantung pada berbagai bentuk media verbal. Beberapa bentuk dianggap berguna karena mereka sangat interaktif dan mendorong pertukaran banyaknya informasi.

kekayaan MEDIA INFORMASI KOMUNIKASI

Media komunikasi dapat dicirikan berbagai macam mulai dari yang sangat kaya, di-
teractive media (misalnya, telepon dan tatap muka diskusi) dan untuk yang simpel seperti media statis (misalnya, brosur dan buletin).

Efektivitas Media Verbal: Pencocokan sedang – pesan.

Mengingat bahwa dalam organisasi orang menghabiskan begitu banyak waktu mereka menggunakan kedua komunikasi lisan dan tertulis, dengan tujuan membantu untuk menganalisis dan menentukan mana yang paling efektif.Seperti yang Anda bayangkan, tidak mungkin untuk memberikan jawaban sederhana untuk pertanyaan macam ini.Namun, penelitian telah memberikan banyak wawasan mengenai masalah tersebut.

 

KOMUNIKASI FORMAL DAN INFORMAL

berbagi informasi secara formalhanya dengan orang lain yang dinilai perlu mengetahui informasi ini. Hal ini disebut sebagai komunikasi formal.

berbagi informasi tidak resmi tentang apa yang terjadi dalam organisasi. Hal ini disebut sebagai komunikasi informal.

Jenis Komunikasi

Komunikasi Formal: Pola formal ditentukan dari hubungan timbal balik yang ada antara berbagai unit sebuah organisasi yang disebut sebagai struktur organisasi. Struktur organisasi umumnya dijelaskan dengan menggunakan diagram dikenal sebagai struktur organisasi. Diagram tersebut memberikan representasi grafis dari struktur organisasi, garis besar, koneksi yang direncanakan secara formal antara berbagai unit. Bagan organisasi mengungkapkan struktur bagian kecil dari sebuah organisasi fiktif, dan gambaran dari jenis komunikasi yang diharapkan terjadi di dalamnya.

sifat komunikasi formal menurut posisi dalam struktur organisasi

Downward Communication. Biasanya, komunikasi ke bawah terdiri dari instruksi, arah dan perintah-umum, pesan yang memberitahu bawahan mengenai apa saja yang harus mereka lakukan. Disini pun diharapkan adanya umpan balik pada kinerja masa lalu yang mengalir ke arah bawah.

Upward Communication. Ketika informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi dalam suatu organisasi, seperti pesan dari bawahan ke atasan mereka, diketahui sebagai komunikasi ke atas. Biasanya, pesan tersebut melibatkan informasi bahwa manajer perlu informasi dari pekerjaan mereka, seperti data yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Ini yang mana mencakup saran-saran untuk perbaikan, laporan status, reaksi terhadap kerja-isu terkait, dan ide-ide baru.

Komunikasi Horizontal. Dalam organisasi, pesan tidak hanya mengalir naik turun
struktur organisasi, tapi menyamping juga. Komunikasi horizontal adalah istilah yang digunakan untuk mengidentifikasi bahwa aliran lateral, pada tingkat organisasi pesan yang sama. Pesan jenis ini ditandai dengan upaya koordinasi, upaya untuk bekerja sama. Tidak seperti komunikasi vertikal, dimana pihak-pihak berada pada tingkat organisasi yang berbeda, komunikasi horizontal melibatkan masyarakat di tingkat yang sama.

Komunikasi Informal: Di luar bagan Organisasi

Ini mungkin jelas bahwa banyak komunikasi dalam organisasi jauh tidak hanya sekedarmengirim pesan resmi atas, bawah, atau di bagan organisasi namun jauh dari pada itu.Untuk mendapatkan gambaran yang lengkap mengenai komunikasi organisasi kita juga harus memperhatikan komunikasi-informal informasi bersama. tanpa ada pembatasan kewajiban secara resmi.

Karakterisasi Komunikasi Organisasi Informal. Ketika orang berkomunikasi secara
informal mereka tidak terikat oleh posisi organisasi mereka. Siapa pun dapat memberitahu apa pun untuk orang lain.

Rumor: Kelemahan Komunikasi informal. Meski informasinya dikomunikasikan bersama secara selintas mungkin tidak akurat dalam beberapa hal, mungkin tidak akurat untuk orang lain. Dalam kasus ekstrim informasi dapat ditransmisikan yang tanpa dasar fakta dan diverifikasi. Pesan tersebut dikenal sebagai rumor. Biasanya, rumor didasarkan pada spekulasi, seseorang yang terlalu aktif imajinasi, dan angan-angan, bukan pada fakta.

 

Strategi untuk Meningkatkan Komunikasi Organisasi

Mengingat betapa pentingnya bagi orang-orang dalam organisasi untuk berkomunikasi satu sama lain secara jelas,terbuka, dan akurat, akan lebih bermanfaat untuk mempertimbangkan cara untuk meningkatkan komunikasi dalam organisasi.

Mendorong Umpan balik yang terbuka. Secara teori, sangat sederhana: Jika informasi yang akurat merupakan kunci yang efektif komunikasi, maka organisasi harus mendorong umpan balik karena, setelah semua ini berjalan, umpan balik adalah sumber utama informasi. Namun, kita mengatakan “dalam teori” karena bersifat alami bagi para pekerja untuk menjadi takut akan dampak yang mungkin mereka hadapi ketika menjadi sangat terbuka dengan atasan mereka.

Demikian juga, atasan mungkin sedikit khawatir mendengar apa yang sebenarnya yang ada pada pikiran pekerja mereka. Dengan kata lain, orang dalam organisasi mungkin enggan untuk memberi danmenerima umpan balik-situasi yang dapat mendatangkan malapetaka pada komunikasi organisasi.

Masalah-masalah ini akan tidak mungkin terjadi dalam iklim organisasi di mana atas
pejabat secara terbuka dan jujur mencari umpan balik dan di mana tingkat rendah pekerja percaya bahwa mereka dapat menyampaikan aspirasi mereka terhadap kami. Tapi bagaimana hal ini dapat dicapai? Meskipun hal ini tidak mudah, teknik sukses beberapa saluran umpan balik yang terbuka telah digunakan oleh organisasi. Di antaranya adalah sebagai berikut:

ü  Umpan balik 360 derajat – sistem formal di mana orang di semua tingkatan memberikan umpan balik untuk orang lain pada tingkat yang berbeda dan menerima umpan balik dari mereka, serta dari orang luar – termasuk pelanggan dan pemasok.

ü  Sistem sugesti/ide - Program yang mengundang karyawan untuk mengirimkan ide-ide tentang bagaimana beberapa-hal yang dapat diperbaiki. Karyawan umumnya merasa dihargai ketika ide-ide mereka diterapkan.

Hotlines Perusahaan- saluran telepon dikelola oleh perusahaan dan siap untuk menjawab
pertanyaan dan mendengarkan komentar. Ini akan sangat berguna selama masa ketika karyawan mungkin penuh dengan pertanyaan, karena organisasi mereka sedang mengalami perubahan.

ü  Penggunaan Bahasa Sederhana. Tidak peduli apa bidang yang anda masuki, kemungkinan besar bahwa ia memiliki sendiri bahasa yang khusus yang dikenal juga sebagai jargon. Meskipun jargon sangat dapat membantu komunikasi
dalam kelompok khusus, tapi itu sangat dapat mengganggu komunikasi bagi yang belum mengetahuinya.

ü  Hindari Overload.Bagaimanapun, ketika orang dihadapkan dengan penerimaan informasi berlebih dari yang mereka bisa proses pada waktu tertentu, kinerja mereka cenderung menderita. Kondisi ini dikenal sebagai overload.

Ada beberapa hal bisa dilakukan untuk menghindari, atau paling tidak meminimalkan, masalah overload. Di antaranya adalah sebagai berikut.

ü  Mengandalkan gatekeeper. Orang yang pekerjaannya mengharuskan mereka untuk mengontrol semua aliran informasi berpotensi kelebihan beban individu, kelompok, atau organisasi yang dikenal sebagai penjaga gerbang. Dia membuat janji untuk eksekutif puncak, asisten administratif menyediakan sebuah layanan gatekeeping.

ü  Praktek antrian. Sebuah “antrian” adalah baris. Jadi, antrian melibatkan baris masuk informasi sehingga dapat dengan mudah dilayani secara teratur. Pengendali lalu lintas udara melakukan ini ketika mereka “Stack” masuk pesawat dalam pola holding sehingga mencegah mereka dari masalah “overloading” landasan.

ü  Walk the Talk. Ketika dihadapkan sebuah komunikasi yang efektif, tindakan yang pasti adalah berbicara lebih keras dari kata-kata. Terlalu sering, komunikasi terhambat oleh praktik mengatakan satu hal tapi memberi maksud artian lain. Dan, setiap kali pesan implisit (misalnya, “kita dapat memotong pekerjaan”) bertentangan dengan pesan-pesan formal (misalnya, “jangan khawatir, perusahaan stabil”), yang terikat terjadi sedikit kebingungan.

ü  Jadilah Pendengar yang Baik. Komunikasi yang efektif melibatkan lebih dari pesan hanya menyajikan dengan jelas. Hal ini juga melibatkan pekerjaan yang baik untuk memahami orang lain. Meskipun sebagian besar dari kita hanya mendengarkan begitu saja, mendengarkan yang efektif merupakan keterampilan penting.

mendengarkan secara efektif melibatkan tiga unsur penting.

  • tidak Menjadi seseorang yang menghakimi saat mengambil informasi dari orang lain.
  • Mengakui pembicara yaitu dengan cara mendorong mereka untuk terus berbicara.
  • Mencoba untuk memajukan gagasan pembicara ke langkah berikutnya.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tips Untuk meningkatkan Kemampuan  Dalam Mendengrkan

Menjadi pendengar yang baik merupakan keterampilan penting yang dapat meningkatkan efektivitas komunikasi dalam organisasi. Meskipun terkadang sulit untuk mengikuti saran yang digariskan di sini, namun ini semua mungkin bermanfaat.

Saran Deskripsi
Jangan bicara ketika sedang diajak bicara Hal ini sulit, jika tidak mustahil, untuk mendengar seorang lainnya saat Anda berada pada pembicaraan sendiri.
Membuat pembicara merasa nyaman. Membantu pembicara merasa bebas untuk berbicara karena ia merasa tertarik dan membuat kontak mata dengan si pembicara.
Hilangkan gangguan. Jangan fokus pada hal-hal lain: hanya memperhatikan pembicara.
Menunjukkan empati dengan lawan bicara. Cobalah untuk menempatkan diri pada posisi pembicara, dan mencoba untuk melihat dari sudut pandangnya.
Sesabar mungkin Ambil waktu yang dibutuhkan untuk mendengar semua pembicara katakan.
Tahan argumen anda. Jika Anda sibuk membentuk argumen Anda sendiri, Anda tidak bisa fokus pada mereka.
Ajukan pertanyaan. Dengan mengajukan pertanyaan, Anda menunjukkan bahwa Anda mendengarkan, dan membuat memungkinkan untuk memperjelas area ketidakpastian.

 

Pengaruh Itu Hadir di situasi Ruang kerja: Power Posisi

Banyak kekuatan orang dalam organisasi berasal dari tulisan mereka pegang di organisasi-organisasi. Dengan kata lain, mereka mampu mempengaruhi orang lain karena memiliki daya resmi yang terkait dengan pekerjaan mereka. Hal ini dikenal sebagai kekuatan posisi.

Legitimate power. Kekuatan seseorang karena orang lain mengakui dan menerima otoritas nya dan dikenal sebagai kekuatan yang sah.

Reward Power. Terkait dengan memegang pekerjaan tertentu datang kekuatan untuk mengendalikan manfaat yang orang lain terima. Hal ini dikenal sebagai kekuatan hadiah/reward.

Coercive power. Sebaliknya, kekuasaan juga merupakan kapasitas untuk mengendalikan hukuman. Ini dikenal sebagai kekuatan koersif. Meskipun sebagian besar manajer tidak suka menggunakan ancaman hukuman, namun faktanya kehidupan organisasi banyak orang mengandalkan paksaan.

Information Power. Sumber keempat kekuatan yang tersedia untuk orang berdasarkan posisi mereka didasarkan pada data dan pengetahuan lainnya yang mereka miliki. Hal ini dikenal sebagai kekuatan informasi.

 

Tips untuk Mendapatkan Daya Posisi.

Ketika Anda membaca deskripsi dari berbagai sumber kekuatan posisi , Anda mungkin menemukan diri Anda dan bertanya-tanya apa yang bisa dilakukan untuk meningkatkan posisi kekuasaan sendiri di mana Anda bekerja. Jika demikian, jangan merasa sadar diri tentang menjadi “haus akan kekuasaan “Sebaliknya., mungkin akan menyenangkan jika anda mengetahui bahwa membangun basis kekuasaan yang kuat merupakan langkah awal yang penting untuk menjadi pemimpin yang sukses. Belajar menggunakan(Tetapi tidak penyalahgunaan!) Kekuatan yang Anda inginkan adalah kunci dalam hal ini.

Pengaruh Itu Berasal dari Diri Sendiri: Personal Power

Sejauh ini, telah kita bahas kekuasaan berdasarkan posisi individu dalam suatu organisasi. Meskipun ini merupakan sumber penting kekuasaan, itu bukan satu-satunya. Orang juga memperoleh kekuatan dari mereka yang memiliki suatu kualitas yang unik atau karakteristik. Hal ini dikenal sebagai kekuatan pribadi. Ada empat sumber
kekuatan pribadi: Rational Persuasion, expert power, referent power, dan charisma.

Rational Persuasion.yaitu, dengan menggunakan argumen yang logis dan bukti yang faktual untuk meyakinkan orang lain bahwa suatu ide tertentu dapat diterima. persuasi rasional sangat efektif bila pihak yang terlibat cukup cerdas untuk membuat kasus mereka dengan kuat dan di pahami dengan jelas. Mengingat bahwa semua didasarkan pada logika yang jelas, bukti yang baik, dan keinginan untuk membantu perusahaan, persuasi rasional mungkin akan sangat efektif.

expert power. dapat dikatakan bahwa Anda memiliki kekuasaan ahli -yaitu, kekuasaan berdasarkan diakuinya pengetahuan karena unggul dibidang tertentu.

referent power. Seperti yang Anda tahu dari pengalaman, tidak hanya keahlian seseorang, tapi kualitas pribadi yang membentuk dasar dari kekaguman kita kepada orang lain dalam organisasi.

Charisma . Akhirnya, beberapa orang disukai begitu banyak oleh orang lain karena mereka dikatakan memiliki kualitas karisma-kepribadian yang menarik dan menarik perhatian.  Tidak bisa dipungkiri faktanya bahwa beberapa orang menjadi sangat berpengaruh karena cara mereka yang karismatik – yaitu, bagaimana mereka dapat menginspirasi orang lain untuk melakukan sesuatu.

Apa yang membuat orang tersebut begitu berpengaruh ? Empat faktor utama yaitu:

1        Orang yang sangat karismatik memiliki visi yang pasti dari mulai masa depan organisasi mereka dan bagaimana cara mereka membawa ke realitas.

2        Orang dengan karisma cenderung menjadi komunikator yang sangat baik. Bahkan, mereka cenderung mengandalkan kemampuan warna bahasa dan metafora yang menarik untuk merangsang orang banyak.

3        Individu Karismatik menginspirasi kepercayaan. Integritas mereka tidak pernah ditantang, dan merupakan sumber dari kekuatan mereka.

4        Orang dengan kharisma membuat orang lain merasa nyaman dengan dirinya. Mereka menerima orang lain dan mengakui perasaan mereka dengan mudah. “Selamat atas tugasnya dengan baik” adalah frase yang dapat mengalir secara bebas dari individu karismatik.Seseorang dapat mempengaruhi orang lain berdasarkan pekerjaan mereka dan karakteristik mereka masing-masing.

 

Organisasi Politik: Kemungkinan penyalahgunaan kekuatan

Mendasari yang telah kita diskusikan kekuasaan telah menjadi asumsi bahwa orang berusaha untuk mempengaruhi lain sehingga untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan-yaitu, untuk kebaikan organisasi. Meskipun hal ini benar pada umumnya, namun terkadang orang dengan sengaja mempengaruhi orang lain dengan cara yang benar-benar membahayakan organisasi, tapi hal ini membantu mereka secara pribadi.Tindakan tersebut dikenal sebagai politik organisasi – perilaku yang tidak secara resmi disetujui oleh organisasi bila seseorang hanya bertujuan untuk mempromosikan mereka dan mengedepankan kepentingan diri sendiri dengan mengorbankan kepentingan organisasi. Tindakan bermotif politik sering merupakan penyalahgunaan kekuasaan.

Untuk memahami politik organisasi, kita harus mengenali berbagai bentuknya. Secara khusu ada lima teknik utama dari politik organisasi yang paling sering muncul. Adalah sebagai berikut :

  1. Membatasi akses informasi
  2. Menumbuhkan kesan yang baik
  3. Mengembangkan basis dukungan
  4. Menyalahkan dan menyerang orang lian
  5. Menyelaraskan dengan mereka yang lebih kuat

Sebagai efek dari organisasi politik umumnya cenderung menjadi negatif, ini bukan merupakan hal yang baik. Walaupun mungkin  mustahil untuk benar-benar menghilangkan politik organisasi, penting bagi manajer untuk mempertimbangkan cara meminimalkan efek dari prilaku politik. Untungnya, beberapa taktik telah terbukti efektif.

ü  Memperjelas harapan pekerjaan

ü  Proses komunikasi yang terbuka

ü  Menjadi teladan yang baik

ü  Jangan menutup mata bagi pemain

Kesimpulannya, manajer melatih untuk harus menyadari bahwa perbedaan-perbedaan adalh kekuatan dasar untuk organisasi, upaya untuk mendapatkan keuntungan kekuasaan melalui manuver politik yang diharapkan. Namun aspek penting dari pekrjaan setiap manajer adalah untuk mengarahkan kegiatan-kegiatan politik tidak ada ancaman bagi organisasi.

About these ads

Posted on April 5, 2012, in Catatan Kuliah, Education, Manajemen, Pendidikan and tagged , , , . Bookmark the permalink. Leave a comment.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: